Documentos empresariales
Trabajo Elaborado por: Angela Liliana Meneses Rozo
Yenni Paola Jaimes Araque
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
¿Qué son los documentos
empresariales?
Los documentos empresariales son todos y cada uno de los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja perseverancia de las
operaciones que se efectúan en la actividad mercantil conforme con los usos y
costumbres extendidas.
¿Cuál es la relevancia de
documentos empresariales?
IMPORTANCIA DE LAS TRD: Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción reportaje. Dejan a la
administración suministrar un servicio eficiente y eficaz. Facilitan el control
y acceso a los documentos por medio de los tiempos de retención en ella
estipulados.
¿Cuáles son las unas partes de un documento empresarial?
Unas partes de un documento escrito
·
Membrete: en el caso de una compañía se debe poner el logo de la
corporación transmisora.
·
Código: numeración que emplean ciertas instituciones (no es
obligatorio).
· Lugar y fecha: del transmisor de la carta, ejemplo: Cuenca, 23 de octubre de 2018.
CLASES DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Es un documento que se ocupa principalmente de asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele ser postal, hoy en día esta se presenta por e-Mali, lo que ha modificado parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.
La naturaleza de la carta es porque
puede tratar de temas como:
·
Acuses
·
Alianzas
·
Créditos
·
Entregas
·
Invitaciones
·
Lista de materiales
·
Pedidos
·
Promociones etc.
La carta comercial es útil para dirigirnos a
nuestros clientes, describiendo algún producto o servicio, lo novedoso que
resulta y la ventaja de que lo adquiera con nosotros.
Nuestras cartas comerciales deben contener los
siguientes puntos:
1. Remitente: Aquí incluiremos
generalmente el membrete o logotipo de nuestra empresa; en caso de usar
papel membrado, Esto ya está incluido en el papel. Esto va del lado
izquierdo de nuestro encabezado. Alineado a la derecha, irá el nombre de
nuestra empresa, su dirección y el teléfono o si tenemos, dirección de correo electrónico.
2. Fecha: Aquí se indicará el lugar
geográfico desde donde escribimos. La fecha debe escribirse completa, sin
abreviaciones. Podemos incluir el día de la semana, para mejor orientación.
Generalmente lo escribiremos centrado o ligeramente cargado hacia la derecha.
3. Destinatario: A continuación, la
dirección del destinatario. Aquí pondremos el nombre de la empresa a que nos
dirigimos, el Departamento, si es muy específico; o bien, el nombre de la
persona a quien nos dirigimos. A continuación, su dirección.
4. Saludo inicial: De forma respetuosa,
será la entrada de nuestra carta. Si nos dirigimos a una persona particular,
utilizaremos fórmulas sencillas como:
- Muy señor mío:
- Estimado Cliente:
- En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión en Plural:
- Muy Sres. Míos:
- Apreciables clientes:
5. Introducción: A continuación,
expondremos brevemente el motivo de nuestra carta.
6. El cuerpo: En esta sección expondremos
los datos de lo que queremos comunicar. Comenzaremos con los datos principales,
luego datos secundarios y podemos terminar exponiendo alguna ventaja de que lo
adquieran o contraten con nosotros. No debemos extendernos demasiado,
procuremos ser claros y concisos. Podemos utilizar párrafos separados para cada
tema, mejorando el orden de las ideas.
- Esperando su respuesta, se despide cordialmente….
- Sin otro motivo, se despide….
- Reciba un saludo de ......
El memorando, conocido
originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una
empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el
traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido,
formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente
para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del
latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También
en la oficina es conocido como un "memo".
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar
cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés
para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o
noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos
destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose
gran cantidad de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en
el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter
puntual. Tampoco se contesta una circular, aunque si se puede hacer por motivos
de cortesía.
Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución,
modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de
viajantes, la modificación de precios, etc.
Características que debe reunir una circular
·
Por la característica de este
documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin
utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
·
Debemos trata de redactar un
texto breve, sin rodeos y de forma directa.
·
Las ideas deberán expresarse de
una manera clara, concisa y ordenada.
llamado de atención
Mediante
un llamado de atención laboral un empleador (persona, empresa, sociedad, etc)
comunica al trabajador la realización de alguna conducta que deba ser
corregida, ya sea porque está prohibida o porque hace parte de las
obligaciones del trabajador, por ejemplo, llegadas tarde o bajo
desempeño laboral. Adicionalmente los llamados de atención advierten al
trabajador de que sus conductas pueden dar lugar a la terminación del
contrato de trabajo en caso de que sea reiterativo en ellas.
El
envío de llamados de atención es necesario cuando se trate de bajo rendimiento
Hay
conductas que por su gravedad no requerirían llamado de
atención sino que se podría proceder directamente al proceso disciplinario
y terminación del contrato por parte del empleador si así lo
contempla el reglamento de la empresa, por ejemplo, la agresión física a sus
superiores o el daño intencional a las instalaciones de la empresa.
Sin
embargo, hay otras que por ley requieren que el empleador advierta al
trabajador y le dé un plazo para corregirlas, como es el caso de el bajo
rendimiento laboral. Si un trabajador no labora de forma eficiente el
empleador debe advertirle y darle la oportunidad de corregir esta conducta
antes de proceder con cualquier sanción. En este evento el llamado de atención
sirve de prueba de que el empleador cumplió con su obligación de
advertir al trabajador y solicitar la corrección de sus faltas, antes de
sancionarlo.
Cómo usar este documento
Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente informa
- Nombre del trabajador al que se le envía el llamado de atención.
- ·
Cargo del trabajador (opcional).
- · Fecha de los hechos (opcional): si se trata de hechos que se han realizado por un
tiempo prolongado y no en una fecha determinada, se debe indicar la descripción
de los hechos.
- · Hechos por los cuales se realiza el llamado de atención.
- · Nombre del empleador y, si quien firma la carta es un representante suyo, nombre del representante.
Una vez diligenciado el
documento se debe imprimir y firmar dos copias, una para entregar al trabajador y otra para el
empleador, la cual deberá ir firmada por el trabajador como signo de recibido. Si el llamado de atención se
envía por correo electrónico no tiene requisitos adicionales más que su envío.
El derecho de petición es una de las herramientas más valiosas que
la constitución nacional ofreció al ciudadano común y corriente para exigir
información y respuestas a las autoridades administrativas, que de no atender
la petición incurren en falta administrativa que puede ser sancionable.
El derecho de petición es un derecho que la ley concede a toda
persona a realizar peticiones o solicitudes a las autoridades administrativas
quienes deberán atenderlas en la medida en que la petición elevada se ajuste a
la ley.
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a
obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales»
El artículo 5 Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo viene a
desarrollar este principio constitucional en los siguientes términos:
«En sus relaciones con las
autoridades toda persona tiene derecho a:
1. Presentar peticiones en
cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro
medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y
orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para
tal efecto.
Las anteriores actuaciones
podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o
electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al
público.
2. Conocer, salvo expresa
reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a
su costa, de los respectivos documentos.
3. Salvo reserva legal, obtener
información que repose en los registros y archivos públicos en los términos
previstos por la Constitución y las leyes.
4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus
peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
La acción de
tutela es un mecanismo constitucional que tiene como finalidad la protección de
derechos fundamentales, cuando estos se encuentren vulnerados o
amenazados por la acción u omisión de autoridades públicas u organizaciones
privadas
La acción
de tutela procede cuando el perjuicio irremediable es:
- Eminente, que se trate de una amenaza que este pronta a suceder.
- Grave, que
el daño material o moral ocasionado a la persona sea de gran intensidad.
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